Doznajte kako inovativna tvrtka Unitfly iz ZICER-a automatizira obradu računa u velikim sustavima
Tvrtka Unitfly, koja se razvija uz podršku jednog od vodećih startup hubova u Europi – ZICER-a, ušla je na Deloitteovu listu najbrže rastućih tehnoloških tvrtki u Europi, a kroz pametnu automatizaciju procesa postaje sve važniji partner velikim kompanijama u regiji.
O automatizaciji obrade računa, fiskalizaciji 2.0 i rješenjima koja prilagođavaju konkretnim poslovnim izazovima razgovarali smo s Ivanom Markovićem, direktorom Unitflyja, koji nam je pojasnio kako njegova tvrtka pomaže klijentima: „Unitfly je tehnološka tvrtka koja pomaže kompanijama organizirati i automatizirati ključne poslovne procese i integrirati ih s drugim poslovnim sustavima. U implementacijama koristimo tehnologije poput M-Filesa, Microsoft servisa, DocuSigna i slično, a naša rješenja najčešće koriste srednje velike i velike kompanije koje žele efikasnost, kontrolu i usklađenost – bez papirologije i ručnog rada.“
Danas tvrtke ne traže još jedan sustav. Traže rješenje koje će im olakšati i unaprijediti poslovanje.
„Naša osnovna misija je rješavanje konkretnih poslovnih izazova, ne prodaja softvera. Dio kompanija još uvijek nema dokumente u digitalnom formatu, a one koje i posluju digitalno, nažalost i dalje troše puno vremena na ručne procese. Dokumenti se i dalje prepisuju, šalju mailom, kasne s obradom. Naš sustav ne samo da centralizira dokumente – već zna tko ih treba obraditi, kada, zašto i kako. Tu ne govorimo isključivo o pohrani i odobravanju – već o upravljanju cijelim poslovnim procesima koji se oslanjaju na te dokumente. To uključuje, primjerice, kompleksne procese vođenja projekata u farmaceutskoj industriji, gdje svaki korak mora biti dokumentiran i usklađen, ili obradu nekoliko milijuna dokumenata godišnje u procesima nabave i distribucije u velikim kompanijama“, pojašnjava Ivan.
Tvrtke danas nastoje optimizirati procese, a ušteda vremena znači i uštedu novca. Zato smo pitali Ivana gdje Unitflyjevi klijenti najprije prepoznaju potrebu za automatizacijom:
„Najčešće su to generalni procesi obrade dokumenata: projektni dokumenti, ali i ugovori i računi. Na primjer, obrada ulaznih računa je srž svakog poslovanja, ali često najsporiji i najneučinkovitiji proces. Mnoge tvrtke i dalje ručno prepisuju podatke, šalju račune mailom na odobravanje, a arhiviranje je kaotično. Mi to sve automatiziramo: račun se automatski preuzima s platforme za e-račune, dodjeljuju mu se metapodaci, ulazi u workflow odobravanja, povezuje se s ugovorom ili narudžbenicom i pohranjuje u sigurnu arhivu.“
Može li Fiskalizacija 2.0 i obavezna razmjena e-računa biti prilika za uštedu vremena i novca?
„Za mnoge je uvođenje e-računa samo dodatna zakonska obveza. No, mi ju vidimo kao priliku za razvoj naših klijenata. Većina kompanija mora uvesti platforme za razmjenu e-računa, zašto ne optimizirati taj proces do kraja? Mi nudimo cjelovito rješenje gdje se e-računi preuzimaju s platforme, ulaze u workflow za odobravanje, povezuju s dokumentima poput narudžbenica ili ugovora, i završavaju u sigurnoj arhivi. Sve to kroz jedan sustav, M-Files, koji se integrira s postojećim ERP-ovima i alatima. To je puno više od usklađenosti – to je temelj za učinkovit sustav koji štedi vrijeme i novac“, pojašnjava Ivan.
Unitfly povezuje platforme za e-račune s M-Filesom. Ivan nam je pojasnio što u praksi to konkretno znači:
„Neovisno o tome stiže li račun kao XML, PDF, sken, sustav prepoznaje podatke, strukturira ih i obrađuje u skladu s pravilima koje smo postavili s klijentom. Sve ide kroz jedan proces, s jasno strukturiranim pravilima kome račun poslati, kada, kako i zašto. Klijent ne mora mijenjati postojeći ERP – sve može funkcionirati paralelno, ili se sustavi mogu međusobno povezati. Kroz više od osam godina rada na projektima digitalne transformacije, vrlo dobro znamo koji su izazovi koje donose različite industrije i odjeli – od financija i nabave do upravljanja ugovorima i dokumentacijom. Savjetujemo naše klijente na temelju najboljih praksi i predlažemo optimalne načine vođenja procesa, koji su utemeljeni na stvarnim primjerima iz prakse.“
Ivan ističe kako implementacija uvijek počinje analizom procesa i potreba. Svaka kompanija ima svoje specifičnosti – strukturu, pravila, tokove dokumenata. Zato se Unitflyjev sustav prilagođava klijentima, a ne obrnuto. M-Files to omogućuje jer je izuzetno fleksibilan i integrabilan – može raditi uz ERP, uz sustav za digitalno potpisivanje, uz e-račun platformu i slično. Cilj im je uvijek uklopite se u postojeće okruženje i optimizirati ga.
Iz ZICER-a do održivog poslovanja
„Naš razvoj započeo je u Zagrebačkom inovacijskom centru – ZICER-u. Tamo smo imali prve urede, prošli akceleracijski program Startup Factory i dobili podršku tijekom razvoja vlastitih proizvoda, poglavito platforme Auclio. Taj period nam je pomogao strukturirati ideje, validirati tržište i dobiti pristup široj poslovnoj mreži. Također, u sklopu ZICER-ove inicijative Global Growth, krajem prošle smo godine sudjelovali i u Xnode akceleratoru u Kini, gdje smo kroz radionice i sastanke s potencijalnim korisnicima istraživali tržište i usavršili pristup korisničkim potrebama u različitim kontekstima. Danas, s uredima u Zagrebu i Osijeku i s 22 ljudi u timu, djelujemo regionalno i međunarodno, ali s istim ciljem – pomoći tvrtkama u digitalnoj transformaciji kroz pametnu automatizaciju“, s ponosom govori Ivan.
Je li automatizacija danas stvar izbora ili nužnost?
Automatizacija poslovanja donedavno je bila konkurentska prednost, a danas je nužnost, i to ne samo zbog zakonskih zahtjeva ili uštede resursa, već i zbog očekivanja zaposlenika.
„Automatizacijom ne štedimo samo sate rada i smanjujemo greške, nego otvaramo prostor za kvalitetniji rad. Kad zaposlenici više ne moraju trošiti vrijeme na dosadne, administrativne zadatke, mogu se posvetiti onome za što su educirani, što ih motivira i što donosi veću vrijednost organizaciji. To je pogotovo važno kada pričamo o novim generacijama zaposlenika koje su odrasle uz digitalne alate i nezamislivo im je određene procese obavljati ručno ako su svjesni da postoji tehnologija koja im u tome može pomoći. U praksi to znači da to nezadovoljstvo sve češće vodi do manjka motivacije, pa čak i do odlaska iz kompanije. Zato automatizacija nije samo pitanje operativne učinkovitosti, nego i zadržavanja talenata i dugoročne održivosti poslovanja. Za one koji razmišljaju o automatizaciji, pripremili smo jednostavan upitnik procjene spremnosti na automatizaciju koji pomaže sagledati gdje se trenutno nalaze i koliko su njihovi procesi spremni za digitalnu transformaciju. U nekoliko minuta dobiju jasnu sliku gdje se nalaze i što im je potrebno da naprave sljedeći korak“, pojašnjava Ivan te sve zainteresirane poziva da ispune upitnik i otkriju razinu digitalne zrelosti organizacije.
Unitfly je ove godine ušao na Deloitte Fast 500 listu najbrže rastućih tehnoloških tvrtki u Europi. Ova lista okuplja 500 kompanija koje su ostvarile najbrži rast prihoda u razdoblju od četiri godine na temelju stvarnih poslovnih pokazatelja.
“Veliko nam je to priznanje i potvrda da ono što radimo ima smisla. Rast ne dolazi iz prodaje softvera, već iz rješavanja stvarnih problema klijenata. Fokusirani smo na kvalitetu, dugoročne odnose i isporuku konkretne vrijednosti. Automatizacija je danas nužnost – ne samo zbog zakona, već zbog nedostatka vremena, resursa i ljudi. Naš cilj je biti partner u tom prijelazu iz digitalizacije u automatizaciju“, za kraj zaključuje direktor Unitflyja..
Više informacija o ovoj uspješnoj tvrtki, kao i digitalni upitnik za procjenu spremnosti na automatizaciju, dostupni su na web stranici Unitflyja.